Podatelny soudů nevedou seznamy přijatých dokumentů, může dojít ke ztrátě

Podatelny nemusí vést seznamy přijatých dokumentů Foto: Pixabay

Podatelny soudů nevedou seznamy přijatých dokumentů. Zatímco u datových schránek existuje archiv, u fyzické podatelny nic takového žádný předpis neukládá. Dokumenty se pouze zakládají do spisu. Na Českou justici se obrátila advokátka, které se takto „ztratilo“ podání na jednom z krajských soudů. Podle ministerstva se situace zlepší s novými nástroji v rámci elektronizace justice.

Informační systémy, které mají soudy k dispozici, neobsahují funkčnost potřebnou
k vedení evidence dokumentů tak, jak ji předjímá zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví
a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Příčinou tohoto stavu je skutečnost, že aplikační software, který soudy používají, byl vyvinut před více než dvaceti lety.  „Zapracování požadované funkčnosti do těchto aplikací není aktuálně možné z řady podstatných důvodů, mezi něž patří zejména reálná predikce životnosti těchto aplikací a zároveň náklady na provedení potřebných dílčích úprav, které by se dle předběžného odhadu dodavatelských firem pohybovaly v desítkách miliónů korun. Uvedený požadavek je součástí vývoje nových informačních systémů v rámci projektu elektronizace justice, který aktuálně probíhá,“ odpovědělo ministerstvo advokátce, která si stěžovala kvůli ztrátě dokumentu.

Soudy jsou v případě elektronických nástrojů pouze koncoví uživatelé a objednávky modulů, formulářů a dalších nástrojů zajišťuje Ministerstvo spravedlnosti. „Co se týče vedení seznamů fyzických podání, elektronické nástroje, které má soud k dispozici obsahují modul sloužící k vyznačování fyzicky došlé pošty, ale zatím není využíván, protože není zcela funkční,“ řekl České justici mluvčí ústeckého krajského soudu Jiří Barč. Podle něj je ztráta dokumentů reálná, byť k ní dochází v praxi velmi zřídka. „I v případě elektronické evidence fyzicky došlých podání je třeba, aby doručený dokument některý ze zaměstnanců soudu zaevidoval a případně převedl do elektronické podoby, fyzická podání přichází na soud různými cestami (osobní doručení, pošta, hromadné zásilky apod. ) a je tedy možné, že při těchto prvních úkonech na soudu dojde nedopatřením ke ztrátě přijaté písemnosti. V takovém případě se jedná o prosté lidské selhání, které nelze vyloučit ani v případě lepšího evidenčního systému. Je však pravdou, že funkční evidenční systém by mohl v takových případech pomoci s dohledáváním v případě reklamací,“ dodává Barč.

Mluvčí dalších krajských soudů potvrzují, že evidenci dokumentů žádný obecný předpis neukládá, každý soud má však svůj interní systém. „I „fyzická“ podání do podatelen našeho soudu evidujeme. Způsob pak záleží na příslušné agendě a řídí se vnitřními předpisy,“ řekla České justici mluvčí Městského soudu v Praze Markéta Puci.

„Podání doručené osobně je označeno podacím razítkem a bez zbytečného odkladu předáno příslušnému oddělení. Podatel obdrží na kopii listiny podací razítko jako potvrzení o převzetí listiny soudem, pokud kopií nedisponuje, může podatelnu požádat o její vyhotovení. Protože se jedná o činnost, kde figuruje lidský faktor, nelze samozřejmě zaručit stoprocentní bezchybnost, ale prakticky k takovým událostem nedochází,“ uvedla mluvčí Krajského soudu v Praze Hana Černá.

Podle mluvčí Krajského soudu v Ostravě Kláry Krystynové ke ztrátám dokumentů v praxi nedochází. „V případě, že je zde podáno osobně podání, tak na stejnopis podání se dostane razítko s datem podání. Daný stejnopis podání si bere osoba, která podání provedla. Při tvrzení ztráty daného podání na soudě stačí doložit stejnopis a lhůty zůstanou zachovány (v den podání),“ reagovala na dotazy České justice.

(epa)