Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele má od příštího roku zásadně změnit komunikaci zaměstnavatelů se státem. Desítky formulářů nahradí jeden digitální dokument. Úřadům má navíc zajistit přesnější data o zaměstnancích a jejich příjmech. Jak daleko jsou přípravy novinky? Jak se na ni mají připravit firmy? A jaké hrozí sankce za špatně odeslaná hlášení? V rozhovoru pro Českou justici odpovídal ústřední ředitel České správy sociálního (ČSSZ) zabezpečení František Boháček.
Jaké jste dosud nasbírali zkušenosti z pilotního provozu jednotného hlášení zaměstnavatele? Co se už podařilo otestovat?
V tuto chvíli je hotová příjmová část technického řešení na straně České správy sociálního zabezpečení a ministerstva práce a sociálních věcí. Máme připravené jak testovací prostředí, tak finální produkční prostředí. Aktuálně si dodavatelé mzdových a personálních softwarů ladí svoje technické řešení, aby nám mohli začít plošně posílat data. První podání registrace zaměstnanců a měsíčního hlášení zaslaly dvě organizace. Ostatní zatím svoje řešení testují a předpokládáme, že v řádu nižších jednotek týdnů už nám začnou posílat ostrá data.
Jste s nimi v kontaktu? Víte, co řeší, nebo co jim chybí?
Spolupracujeme s nimi na přípravě technického řešení v podstatě už od jara letošního roku. Soukromí dodavatelé softwaru se zapojili i do přípravy datové věty, tedy bloku dat, který nám budou zaměstnavatelé posílat. Scházíme se na týdenní bázi v rámci projektového týmu na ministerstvu práce a sociálních věcí, kde se vyjasňují některé otázky, které se týkají přípravy vlastního technického řešení. Ale říkám, v posledních týdnech už to spíš směřuje k tomu, jak překlopit ta řešení z testovací fáze do produktivní fáze.
Co bude znamenat ten krok do produktivní fáze? Co budete moct odzkoušet navíc, co jste dosud nemohli?
V testovacím prostředí jsou testovací identity. Není tam celé portfolio situací, které mohou u jednotlivých zaměstnanců nastat. Tyto nuance v testovacím prostředí úplně jednoduše odladit nejde, protože jsou v něm nachystané jen testovací scénáře a ty nemusí pokrýt úplně vše. Otestování v produktivním prostředí nám tedy možná přinese ještě nějaké dotazy nebo nějaké vysvětlování si toho, jak vlastně fungují jednotlivé logické kontroly. Možná se i ukáže, že ještě musíme v technickém řešení udělat nějakou korekci.. Ale právě proto máme pilotní provoz. Právě proto se počítalo v podstatě se tři čtvrtě rokem na to, abychom si tento významný projekt dokázali odladit tak, abychom 1. dubna věděli, že všechno funguje.
Kteří zaměstnavatelé jsou zapojeni do pilotního provozu?
V pilotu jsou státní organizace – Česká správa sociálního zabezpečení, ministerstvo práce, Úřad práce ČR, Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí, Státní úřad inspekce práce, Český statistický úřad. Pilotuje také finanční správa a ministerstvo financí, tedy ti zaměstnavatelé, kteří pracují na přípravě jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele.
Co si už v rámci pilotu vyzkoušeli?
Státní úřad inspekce práce a Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí už poslal doplnění údajů do registru zaměstnanců a první měsíční hlášení. U nás na České správě sociálního zabezpečení bychom měli už v tomto týdnu dokončit registraci zaměstnanců a následně bychom měli začít posílat měsíční hlášení. Očekáváme, že největší várka dat i od ostatních úřadů v pilotui nám přijde teď v listopadu za říjen a v prosinci za listopad.
Takže samotné odesílání měsíčního hlášení se zatím plošně de facto netestovalo. Teprve se začíná. Není to pozdě, když pilotní provoz běží od léta?
Může se zdát, že to je pozdě. Podle mě to ale odpovídá tomu, jak velký to je projekt. V tomhle případě já osobně spíše preferuji kvalitu před rychlostí, protože pro mě je mnohem důležitější, aby bylo odesílání měsíčního hlášení pro mzdové účetní komfortní. Účelem pilotního provozu navíc není jen testovat konkrétní řešení, ale také komunikovat s dodavateli a ladit výsledné řešení, aby všichni chápali stejně jednak vlastní plnění zákonem stanovených povinností, jednak jednotlivé položky měsíčního hlášení. A to se myslím daří.
Po neblahých zkušenostech s e-doklady během voleb se někteří zaměstnavatelé obávají, zda bude systém jednotného hlášení zaměstnavatele dostatečně otestovaný, aby nepadal. Můžete jejich obavy rozptýlit?
Standardně se dělají zátěžové testy. Navíc my jsme na zátěž zvyklí. Podání za jednotlivé zaměstnavatele nám chodila už v minulosti. Vždy v období zhruba od začátku ledna do konce dubna přijímáme evidenční listy důchodového pojištění, což je z hlediska počtu zapojených subjektů s jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatele srovnatelné. Pouze datová věta nebyla tak dlouhá. Z hlediska zátěže se proto neobávám, že by náš systém nedokázal pracovat tak, jak má. Navíc jsme zavedli různé funkcionality, které umožňují v případě potřeby zátěž rozložit tak, aby neměla vliv na odeslání podání.. Při velké zátěži tedy zaměstnavatelé maximálně nebudou mít hned odpověď, jestli je jejich podání správně. Ale padat nebo odmítat podání z důvodu nadměrné zátěže by systém neměl.
Jak se na zavedení jednotného měsíčního hlášení mohou připravit zaměstnavatelé?
Potřebovali bychom, aby se zejména začali ptát svých dodavatelů softwaru, jak jsou připraveni oni. Je totiž potřeba na dodavatele vyvíjet tlak i ze strany jejich zákazníků. Pro řadu firem, které doteď neměly specializovaný software a řešily podání přes ePortál ČSSZ, může nyní zajímavé do specializovaného softwarz investovat. Prostě proto, že měsíční hlášení zaměstnavatele už není formulář o 20 položkách a portálové řešení pro jeho vyplnění nemusí být při větším počtu zaměstnanců úplně uživatelsky přívětivé.
To, co je pro nás ale v tuto chvíli nejdůležitější, je, aby si všichni zaměstnavatelé zkontrolovali, že opravdu všechny zaměstnance, které zaměstnávají, mají řádně přihlášené v našem registru. V tom vidím osobně největší problém, protože se setkáváme s tím, že některé přihlášené nemají. Někteří naopak přebývají, protože je zaměstnavatelé zapomněli odhlásit. Dosud to tolik nevadilo, protože se posílaly i evidenční listy důchodového pojištění, ale v okamžiku, kdy začnou zaměstnavatelé posílat jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, povinnost posílat evidenční listy důchodového pojištění odpadne. Chybějící nebo přebývající zaměstnanci v registrech tak budou způsobovat každý měsíc chybová hlášení každý měsíc.
Přidejte si Českou justici do svých oblíbených zdrojů na Google Zprávy.
Jak plánujete zaměstnavatelům pomoci, aby pro ně byl přechod na nový systém co možná nejpřívětivější?
Zhruba před třemi týdny jsme všechny zaměstnavatele oslovovali, upozorňovali jsme je na to, že se účinnost zákona o jednotném hlášení zaměstnavatele blíží. Aktuálně počítáme s tím, že je znovu budou oslovovat naše okresní správy sociálního zabezpečení už s podrobnější informací, jak se začít aktivně připravovat. Počítáme také s tím, že budeme natáčet video průvodce z testovacího prostředí, aby se zaměstnavatelé mohli s jejich pomocí od 1. dubna s novým formulářem seznámit, projít si ho, případně si mohou celý duben to podání připravovat. V systému už budou vidět položky jako vyměřovací základ, daňový základ, příjem, ze kterého se pak počítají další odvody, a celou řadu dalších údajů, které nám musí poslat. Vyplněný formulář nám sice neodešlou dříve než 1. května, až se uzavře celý měsíc, ale pokud ho budou mít připravený, tak pak jen doplní aktuální informace a budou ho moci odeslat k nám na Českou správu sociálního zabezpečení.
Rozpracovaný formulář si tedy budou moci zaměstnavatelé uložit a později se k němu vrátit?
Je otázka, jak bude software jednotlivých dodavatelů fungovat, jestli jim ukládání umožní, nebo neumožní. Na portálu si uložit rozpracované formuláře mohou. Já předpokládám, že 1. května, až si uzavřou mzdy, tak v mzdovém softwaru bude tlačítko, které účetní zmáčkne a odešle na základě již dnes evidovaných informací měsíční hlášení. To je moje ideální představa. My nechceme žádné nové informace. Všechny informace, které budou zaměstnavatelé prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení odesílat, by už měli mít ve svém softwaru, a jde jen o to složit z nich datovou větu v požadovaném formátu.
Mají to tak dodavatelé opravdu nachystané, tedy aby odeslání fungovalo jednoduše na tlačítko a systém si z databází potřebné informace vysbíral sám?
Podle mých informací to takto dodavatelé softwarových řešení chystají a testují. My jsme taky v pozici zaměstnavatele, také budeme softwarové řešení postupně dostávat. A i naše očekávání je, že to bude na tlačítko.
Poprvé zaměstnavatelé pošlou data za duben v květnu. Co ale budou dělat první tři měsíce příštího roku? Musí dál vyplňovat formuláře, na které byli dosud zvyklí?
Od ledna odpadá povinnost posílat přehled o výši pojistného. To znamená, že zaměstnavatelé nám poslední přehled o výši pojistného pošlou za prosinec 2025 do 20. ledna 2026. Za leden v únoru už nám ho posílat nebudou. Nebudou ho stejně posílat ani za únor, březen a za duben. Za duben nám v květnu pošlou měsíční hlášení. Pak do 30. června nám doplní ty údaje, které by nám standardně poslali v přehledu za leden až březen.
Co se stane, když budou zaměstnavatelé v kontrolním hlášení chybovat?
Pokud nám bude něco chybět a i přes nejrůznější výzvy se nepodaří dosáhnout toho, že nám zaměstnavatel chybějící údaje pošle dodatečně, tak máme právo si po skončení roku vyžádat evidenční list důchodového pojištění. A uděláme to, protože my pro pojištěnce potřebujeme mít ten rok uzavřený a vědět, kolik si v tom daném roce vydělal, kolik dnů odpracoval a jak mu máme tuto dobu promítnout do budoucího důchodu.
Takže nebudou žádné sankce?
Pro nás je v tuto chvíli nejdůležitější mít přesná data.
V čem vy osobně vidíte největší přínos jednotného měsíčního hlášení? V čem zaměstnavatelům, potažmo zaměstnancům uleví?
Jednotné měsíční hlášení primárně nahradí evidenční listy důchodového pojištění, které nám museli zaměstnavatelé jednou ročně posílat. Nahradí také různá podání pro statistická šetření. Týká se to zejména velkých zaměstnavatelů, kteří museli Českému statistickému úřadu vykazovat zvlášť celou řadu údajů. Ty si teď úřad stáhne automaticky z měsíčních hlášení. Pro menší zaměstnavatele to bude trochu změna, protože nám budou nově posílat i údaje, které doteď neposílali.
Co je ale podle mě velká úspora, je, že díky jednotnému měsíčnímu hlášení budou data o příjmech na jednom místě. Když pak budeme zpracovávat třeba nemocenské dávky, nebudeme už od zaměstnavatele potřebovat údaje o příjmech nemocného zaměstnance. Stejně tak úřad práce nebude potřebovat údaje o příjmech ze zaměstnání v situaci, kdy bude zpracovávat dávku státní sociální pomoci. Dále informace o příjmech využije i finanční správa. Od roku 2028 by se díky tomu mohly do portálu Moje daně předvyplňovat informace k daňovému přiznání. Zaměstnanci by tak nemuseli skenovat potvrzení o příjmech od zaměstnavatele. Údaje o tom, kolik zaměstnanec vydělal, kolik mu zaměstnavatel srazil na pojistném, kolik za něj odvedl na záloze na daň. To vše by měli najít automaticky daňoví poplatníci na portálu Moje daně. Je to i příprava do budoucna na jedno inkasní místo. Díky zavedení jednotného měsíčního hlášení tak posuneme Českou republiku do 21. století.
Kdo všechno bude z tohoto posunu profitovat?
Budeme snáze skládat statistiky například o průměrné mzdě a budou přesnější. Zvlášť u malých zaměstnavatelů se dosud data sbírají přes výběrové šetření a nedá se říct, že jsou úplně na 100 procent správně. Přitom takto připravený údaj nám nejen říká, kolik byla průměrná mzda v loňském roce, ale odvíjí se od něj celá řada dalších věcí, například výše minimální mzdy, valorizace důchodů, valorizace platů soudců, poslanců a dalších politiků. Díky jednotnému měsíčnímu hlášení tak získáme jistotu, že tato data jsou naprosto správně.
Nadto se z dat dají dělat užitečné analýzy. Můžeme je poskytovat politikům. Ve veřejném prostoru často od politiků zaznívají různé informace o fungování trhu práce, systému nepojistných dávek. Ne vždy je ale státní aparát schopen dodat data tak dobře, aby se tyto informace buď potvrdily, nebo vyvrátily. A když se pak na jejich základě připravuje nějaký zákon, nedokážeme vlastně v tuto chvíli říct, zda cílí dobře, nebo ne. Data z jednotného měsíčního hlášení nám umožní velmi dobře většinu těch jevů ve společnosti na úseku resortu práce a sociálních věcí, nebo nakonec i daňové správy, mnohem lépe datově popsat a třeba i některé mýty, které se potom objevují ve veřejném prostoru, vyvracet a poskytovat podklady pro kvalitnější zákonné úpravy do budoucna.
Mohlo by vás zajímat
Očekává se, že měsíční hlášení zaměstnavatele usnadní i kontrolu nelegálního zaměstnávání. Jak?
Státnímu úřadu inspekce práce to usnadní kontrolu zaměstnavatelů. Díky datům z jednotného měsíčního hlášení budou moci jednoznačně říct, když přijdou na kontrolu, že jsou ve firmě nějací nenahlášení zaměstnanci. Zákon totiž počítá s tím, že zaměstnavatelé budou muset hlásit zaměstnance ještě před nástupem. A to je zásadní změna.
Také finanční správa a nakonec i Česká správa sociálního zabezpečení to budou mít snazší. Dosud nemáme informace o příjmech zaměstnanců, dokud jí jednou ročně nepřijde daňové přiznání nebo evidenční list důchodového pojištění. O příjmech za jednotlivé měsíce zpravidla nevíme vůbec nic. To se s měsíčním hlášením změní. Tuto nově získanou velkou míru detailu budeme mocii propojit s různými dalšími daty o zaměstnancích, a budeme tak moci lépe zacílit naše kontroly. Jinými slovy, datová analýza na straně státních úřadů bude moci být mnohem hlubší, protože úředníci budou mít k dispozici více dat.
Co z toho ale bude mít zaměstnanec kromě již zmíněného předvyplněného daňového přiznání?
Odpadne mu potřeba shánět různá potvrzení. Připravuje se například i spolupráce s bankovním sektorem. V rámci té bude moci zaměstnanec třeba při žádosti o hypotéku dát bance souhlas, na základě kterého si ona bude schopná ze systému měsíčního hlášení stáhnout informace o zaměstnání včetně potvrzení o příjmech. Zaměstnanec tedy už nebude muset nic dokládat.
Tohle ale není věc, která bude fungovat hned v příštím roce. Navíc do systému měsíčního hlášení nebudou napojeny ani zdravotní pojišťovny. To znamená, že přehled pro ně budou muset dál firmy posílat klasickou cestou. Proč nebylo možné jednotné hlášení dotáhnout i pro ně?
Teoreticky bylo a do budoucna se s tím počítá. Bylo by to ale dalších sedm subjektů, sedm specifických datových sad, které by bylo potřeba do měsíčního hlášení připojit. Byla by to další velká úloha navíc a přinášela s sebou další rizika pro nás i pro zaměstnavatele. Takže ten odklad berte jako diverzifikaci rizika.
