Případ zamčené kanceláře po dvou letech skončil. Odstartoval ho zastupitel Protivína, který chtěl vidět zápis městské rady. Sekretářka ale seděla na schůzi v jiné budově a vedoucí pracovníci neměli klíč. K nahlédnutí tak nedošlo. Jenže k odepření zápisu musí existovat rozumný důvod a úřad si měl poradit.
Nejvyšší správní soud se případem nezákonného zásahu neumožněním nahlédnutí do zápisu rady města Protivína zabýval už podruhé.
Zastupitel města požádal o nahlédnutí do zápisu z jednání rady města v pracovní době úřadu v květnu 2024. Rada tou dobou ale právě zasedala. Účastnila se toho také sekretářka a navíc se jednání přesunulo do budovy základní školy.
Muž oslovil vedoucí pracovnice správního odboru a matriky. Ženy mu ale nemohly pomoci. Od kanceláře neměly klíč. Muž proto podal žalobu.
Zasedání rady není mimořádná situace
Krajský soud v Českých Budějovicích dal zastupiteli za pravdu. Případ se poté dostal k Nejvyššímu správnímu soudu (NSS), odtud zpátky na kraj a znovu k NSS. Kasační stížnost podal Městský úřad v Protivíně. Nyní Nejvyšší správní soud stížnost zamítl.
Průběh pokusu o nahlédnutí do zápisu potvrdilo dokazování u soudu. „Z dokazování vyplývá, že pověřená pracovnice – sekretářka starosty se od 15:00 hodin účastnila zasedání rady,“ stojí v rozsudku. Ten ovšem pokračuje: „Zasedání rady města nelze považovat za mimořádnou či neočekávanou událost.“
Lidí je dost, ale klíčů málo
V souvislosti s případem zamčené kanceláře zjišťoval rovněž krajský soud personální obsazení úřadu. To shledal za dostačující k tomu, aby to umožnilo nahlížení do zápisu. „Jde ostatně o administrativně velmi jednoduchý úkon, který nevyžaduje žádnou kvalifikaci,“ okomentoval situaci krajský soud.
Ženy mu ale nemohly pomoci. Od kanceláře totiž neměly
klíč. Ilustrační foto: Pixabay
Ukázalo se ovšem, že k sekretariátu existoval jediný klíč. Podle krajského soudu nelze mít za rozumné, že jediný klíč od kanceláře sekretariátu měla pouze sekretářka nebo starosta.
Nepřítomnost sekretářky není náhlá událost
Že byl muž informovaný, kdy se sekretářka vrátí, je podle rozsudku v rovině tvrzení proti tvrzení. Podle soudu to ale není ani podstatné.
„Nepřítomnost sekretářky nebyla náhlá či jakkoli výjimečná,“ uvedl krajský soud. Ten nenalezl žádný rozumný a omluvitelný důvod, pro který muži nemělo být umožněno nahlédnutí do zápisu v úřední den a v úřední hodiny.
Mohlo by vás zajímat
Soud nesmí nahradit dokazování představou
S tím podle kasační stížnosti nesouhlasil Městský úřad v Protivíně. Namítal, že zastupitelnost jednotlivých pracovníků je velmi problematická. Krajský soud se tak podle města mýlí. V předmětné budově sídlí několik odborů, starosta, tajemník a místostarostka.
„Přehlédl však, že odbor finanční a odbor výstavby, dopravy a životního prostředí sídlí v jiné budově,“ napsalo město Nejvyššímu správnímu soudu. Schůze rady byla na poslední chvíli přesunuta do základní školy. Zúčastnila se jí nejen sekretářka, ale rovněž tajemník a místostarostka, upozornilo město. V danou chvíli byly přítomné jen dvě pracovnice na celou budovu.
Krajský soud si měl zajistit organizační řád úřadu a nevycházet z domněnky o počtu pracovníků, který je uvedený na webu města, napsal úřad. „Tím porušil zásadu, že soud nemůže nahrazovat dokazování vlastními představami o fungování úřadu,“ uvedl v kasační stížnosti s odkazem na judikaturu NSS.
Nahlížení vždy bez průtahů a vstřícně
Člen zastupitelstva realizuje právem nahlížet do zápisu kontrolu vůči radě. „Není povinen předem žádat o nahlédnutí do zápisu ze schůze rady obce. Postačí, že se dostaví na obecní úřad, kde o to ústně požádá,“ upozornil v rozhodnutí Nejvyšší správní soud.
Zákon nestanoví konkrétní dny nebo hodiny. Postup obecního úřadu by měl odpovídat základním zásadám činnosti veřejné správy. Právo nahlížení do zápisu se má odehrát bez průtahů a vstřícně.
Kdy se to stane, to je otázka
V úředních hodinách by členovi zastupitelstva, který se dostaví na obecní úřad, mělo být podle soudu nahlížení zásadně umožněné. I když se to ale nemusí odehrát vždy okamžitě. „Zajištění nahlížení je jen jedním z úkolů obecního úřadu,“ uvedl k tomu soud.
Přesný čas, kdy se tak stane, může být ovlivněný aktuálním plněním jiných úkolů obecního úřadu. Nelze ani vyloučit konkrétní okolnosti, personální kapacitu obecního úřadu a náhlou změnu pracovní doby, dodal k tomu Nejvyšší správní soud.
A co náhradní klíč? Nebo zavolat sekretářku?
„Z hlediska práv dotčeného člena zastupitelstva je rozhodné, že neumožnění nahlížení musí mít rozumný důvod, který lze s ohledem na běžný chod věcí považovat za omluvitelný. Například náhlá práceneschopnost příslušného úředníka,“ upozornil NSS.
Zápisy ze schůze rady města se ovšem nacházely v zamčené kanceláři sekretářky. Úřad měl ale podle soudu následně postupovat tak, aby nahlížení přesto umožnil. Například prostřednictvím náhradního klíče, nebo kontaktováním příslušné sekretářky v jiné budově.
Omluví jen mimořádná událost
Nebyly zjištěny žádné okolnosti, které by v daném okamžiku, natožpak do konce úředních hodin, takovému postupu bránily a byly tak omluvitelným důvodem, pro který se měl žalobce dostavit v jiný termín, třeba až druhý den.
Přístup do uvedené kanceláře měl prostě zajistit jiný zaměstnanec, byť by se tak stalo s určitým zpožděním, rozhodl Nejvyšší správní soud.
„V případě stěžovatele, který je pověřeným obecním úřadem disponujícím početným personálním zabezpečením umožňujícím zastupitelnost při výkonu jeho funkcí, by jiný závěr mohly odůvodnit pouze mimořádné okolnosti,“ uzavřel případ soud.
