Rok 2026 se ponese ve znamení výrazné digitalizační novinky. Jedno elektronické měsíční hlášení má nahradit zhruba 25 formulářů, které dosud firmy posílají státu většinou na papíře. Vláda slibovala zjednodušení, experti ale varují, že práce naopak přibude. Jak se firmy mají na novinku připravit?
Stovky informací, které dosud zaměstnavatelé reportovali různým institucím, se sjednotí do jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. Poprvé ho firmy státu odešlou do 20. května s daty za duben. Informovat v něm budou o svých zaměstnancích, jejich odměnách i benefitech. Reportovat se mají také vyměřovací základy pro sociální a zdravotní pojištění nebo údaje pro výpočet daní. Stát firmám slibuje zjednodušení administrativy a očekává, že data poslouží i při tvorbě nových zákonů.
„Jde o velmi významnou změnu, která se projeví napříč celým pracovním trhem,“ říká expertka na problematiku odměňování zaměstnanců ve společnosti Deloitte Lucie Dryáková.
Jednotné měsíční hlášení nahradí například evidenční listy důchodového pojištění, které museli zaměstnavatelé jednou ročně posílat České správě sociálního zabezpečení. Údaje z jednotného formuláře využije také například Český statistický úřad nebo finanční úřady. Odpadnou tak některá výběrová statistická šetření.
Mohlo by vás zajímat
Nová zátěž pro firmy
Jenže zavádění novinky zdaleka neběží bez zádrhelů a komplikací. „Zaměstnavatelé musí přenastavit své dosavadní postupy. Hlášení, která se dosud odevzdávala ročně či jen v případě změny, budou nově každý měsíc. To samo o sobě představuje významný zásah jak do administrativy, tak do interních procesů,“ vysvětluje Dryáková.
Současně se podle ní rozšiřuje i samotný rozsah předávaných údajů. Na firmy čeká povinnost hlásit větší objem dat a v podstatně detailnější podobě, než byly dosud zvyklé. Pro část firem to znamená nutnost začít systematicky shromažďovat informace, které dosud neevidovaly, nebo je měly pouze v omezené podobě.
„Pro menší zaměstnavatele to bude změna, protože nám budou nově posílat i údaje, které doteď neposílali,“ potvrdil v rozhovoru pro Českou justici generální ředitel České správy sociálního zabezpečení František Boháček.
Půjde například o různé statistické údaje, které se dosud u menších a středních firem sbíraly jen nárazově prostřednictvím takzvaných výběrových šetření. Řada společností také například neevidovala to, jaké mají jejich zaměstnanci vzdělání. Nově na ně čeká povinnost hlásit také interní pozice ve firmě, cestovní náhrady nad zákonný limit nebo údaje o vyživovaných dětech či údaje o příjmech osvobozených od daní. Jde například o příspěvky na stravování či benefitní karty.
Nesystémový start a doplňování dat
Komplikaci pro zaměstnavatele představuje také to, že novinka nestartuje od ledna, jak by se čekalo, ale až v květnu. Data za leden až březen budou muset firmy státu doplnit zpětně. Čas na to mají do 30. června.
„Zpětné doplňování dat může pro firmy znamenat určitý zdroj nejistoty při náběhu systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. Administrativní zátěž se tím koncentruje do krátkého období, což zvyšuje riziko chyb,“ varuje tajemník Hospodářské komory Ladislav Minčič.
Firmy zatím improvizují
Firmy se v současnosti připravují především administrativně. „Nastavují si evidenci dat, která budou muset od 1. ledna 2026 systematicky sbírat,“ popisuje Minčič. Praktickou přípravu ale limituje omezená možnost testování, protože zkušební prostředí systému dosud není k dispozici. Firmy nemohou ověřit funkčnost svých interních procesů.
Řada firem zatím nemá ani funkční softwarové řešení. Dodavatelé mzdových a HR systémů teprve během podzimu ladili s ministerstvem práce a Českou správou sociálního zabezpečení, jak konkrétně má vypadat datová věta, kterou budou muset firmy státu posílat. Teprve poté mohli začít připravovat uživatelská rozhraní.
„Posílala jsem před několika týdny dotaz dodavateli, jak to vypadá. Ale jediné, co nám řekli, bylo, že ještě nemají přesnou podobu hlášení,“ popsala České justici HR manažerka společnosti Baťa CE Anna Polášková. S přípravami tak u Bati vyčkávají, až se vyjasní, co přesně budou muset státu posílat.
„Samozřejmě to pro nás znamená další zátěž, s níž se budeme muset vyrovnat. Bude to další věc, kterou jsme neměli v rozpočtu a objeví se tam,“ pokračuje Polášková.
Jak se připravit?
Lucie Dryáková z Deloitte firmám radí, aby přípravy na jednotné hlášení zaměstnavatele začaly důkladnou revizí zaměstnaneckých dat ve svých interních systémech. Do toho se mohou pustit, i když zatím čekají na software a testovací prostředí. „Měli by zkontrolovat úplnost, správnost a aktuálnost dat. Následně data porovnat s údaji vedenými v databázi České správy sociálního zabezpečení,“ popisuje Dryáková.
Prověřit firmy musí také to, zda ve svém systému nemají takzvané „mrtvé duše“ – zaměstnance, kteří už u nich nepracují, ale zapomněly je odhlásit. Stejně tak musí ověřit, zda všechny lidi, které aktuálně zaměstnávají, mají v systému přihlášené. „Chybějící nebo přebývající zaměstnanci v registrech budou způsobovat každý měsíc chybová hlášení,“ varuje František Boháček.
Při nástupu nových zaměstnanců musí firmy začít používat rozšířené nástupní dotazníky, které firmám umožní sbírat data požadovaná měsíčním hlášením. Zavedení jednotného hlášení navíc klade vyšší nároky na technickou připravenost. Firmy by si proto měly včas ověřit, zda jejich současný mzdový a HR systém dokáže nový formát měsíčního hlášení plně podporovat a zvládnout.
„Celkově platí, že včasná příprava a kvalitní práce s daty výrazně sníží administrativní zátěž v momentě, kdy systém začne fungovat naplno,“ upozorňuje Dryáková.
Kde hledat informace o novince?
Důležité informace pro přechod na jednotné hlášení zaměstnavatelé jsou v příručce České správy sociálního zabezpečení. Ta mimo jiné obsahuje i checklist s přehledem kroků, jež mají zaměstnavatelé v jednotlivých měsících od ledna do června splnit.
„Co však zatím chybí, jsou detailní metodiky pro konkrétní reálné situace – modelové případy, atypické pracovní vztahy a podobně. A především k dispozici není plně funkční digitální řešení, na kterém by si firmy mohly včas a v bezpečném prostředí otestovat celý proces podání a provázání s vlastními personálními systémy,“ upozorňuje Ladislav Minčič.
Příliš pomalé testování
Zcela jasno zatím nemá ani stát. Pilotní provoz měsíčního hlášení, na němž si Česká správa sociálního zabezpečení novinku testuje, sice běží od ledna, zatím si ale úřady v rámci něj vyměnily jen málo zpráv. Česká správa sociálního zabezpečení dosud přijala jen 19 měsíčních hlášení. Většinu z nich až před Vánoci.
„Skutečnou jistotu, že systém bude včas plně funkční a odladěný, mohou zaměstnavatelům dát až reálné testy v praxi. Absolutní jistotu samozřejmě nelze nikdy garantovat,“ říká Minčič. Pro firmy bude podle něj nyní zásadní, aby se k plně funkčnímu testovacímu prostředí dostaly včas. Jinak se nedokáží na odeslání měsíčního hlášení zodpovědně připravit.
Zavedení jednotného hlášení pro firmy přitom neznamená jen lekci z compliance. Zejména pro ty menší může být také vítaným impulzem pro budování robustnější datové základny. Ta jim později pomůže i v podnikání. Usnadní řízení zaměstnanců, plánování kapacit či finanční controlling.
„Aby zaměstnavatelé dokázali nově požadované informace pravidelně a bezchybně reportovat, budou muset mít data lépe strukturovaná, sjednocená napříč systémy a často automatizovaně zpracovaná,“ uvádí Dryáková z Deloitte.
Jednotné měsíční hlášení tak do budoucna může být cestou k lepší digitalizaci firemních procesů a podpoře rozhodování založeného na datech. Je jen potřeba dobře zvládnout jeho zavedení, a to jak na straně státu, tak firem.
